Comment organiser une activité ?

Réfléchissez à l'activité ou aux activités que vous souhaitez proposer pendant la Fête de la Nature. Vous choisissez vous-même les horaires, la durée, la fréquence ou encore le contenu. Celles-ci devront toutefois répondre aux critères de la Fête de la Nature, spécifiés dans l'article 14 des statuts de l'Association de la Fête de la Nature.

Plusieurs options s'offrent à vous. Vous pouvez contacter la coordinatrice pour vous présenter et présenter votre structure et donner quelques informations concernant l'activité que vous souhaitez organiser. Elle vous donnera la marche à suivre pour la suite si votre demande est acceptée. Si vous avez déjà un compte "visiteur" sur le site, vous pouvez faire la demande pour devenir "organisateur" directement depuis votre compte. Pour cela, remplissez le formulaire en donnant des indications sur qui vous êtes et ce que vous souhaitez proposer pendant la Fête de la Nature. Une réponse vous sera donnée dans un délai de 72 heures.

Avant le 24 février 2024, annoncez votre intérêt à la coordinatrice afin qu'elle vous donne la marche à suivre pour vous créer un compte sur notre site web. Merci également de nous transmettre votre logo en haute définition (.eps ou .tif) que nous intégrons à nos supports de communication. Avant le 24 mars 2024, créez votre compte "organisateur" et inscrivez vos activités. Le programme sera en ligne le fin mars 2024 (date à confirmer)! Dès le mois d'avril, communiquez auprès de votre réseau grâce aux affiches gratuites que vous aurez commandées, et les affiches personnalisables et gérez en ligne les inscriptions via votre compte.

Une fois que vous êtes connecté·e à votre compte, il y a une rubrique "Organisateur" avec toutes vos coordonnées. Le pictogramme avec le crayon vous permet de modifier toutes vos données.

Une fois que vous êtes connecté à votre compte, sous la rubrique "Organisateur" il y a le bouton "Créer un événement". Il vous suffit ensuite de remplir le formulaire : informations générales, date, heure, type de public, logo, etc. Votre activité sera validée par la coordinatrice dans un délai de 72 heures, une notification vous sera envoyée pour vous en informer.

Si vous souhaitez proposer une même activité plusieurs fois pendant la Fête de la Nature, il vous suffit d'associer plusieurs horaires à celle-ci. Cette opération se fait lors de la création de votre activité. Quand vous avez rempli le champ de la date et de l'heure, il y a un "+" en dessous qui vous permet d'ajouter plus de créneaux horaires à la même date ou à une date différente. Vous pouvez ajouter des horaires supplémentaires à tout moment.

Vous n'avez peut-être pas complété tous les champs du formulaire ou oublié de localiser votre lieu d'activité sur la carte. Les champs oubliés sont signalés en rouge. Le problème peut aussi venir de l'URL. Assurez-vous d'avoir bien mis le https:// avant le www.

Oui. Vous pouvez modifier votre activité en tout temps. Vous pouvez consulter le statut de votre activité dans votre compte ("Validé", "En attente de validation", "Refusé"). Même si votre activité est validée, vous pouvez la modifier au besoin. Attention : si vous modifiez des informations importantes telles que la date, l'heure ou le lieu, merci d'informer les personnes déjà inscrites pour les prévenir!

Dans votre compte, vous avez la liste de vos événements. Pour chacun, un onglet "Gérer les inscriptions" est visible. Quand vous cliquez dessus, vous verrez chaque inscription avec, à chaque fois, la possibilité de contacter la personne par mail, supprimer ou modifier l'inscription (nombre de personnes par exemple). Vous pouvez aussi exporter la liste pour avoir un document à prendre avec vous le jour de l'activité.

Votre activité apparaîtra dans le programme dès lors qu'elle aura été validée par la coordinatrice et dès la mise en ligne du site public. Cette validation sera effectuée au plus vite lorsque vous aurez complété le formulaire et que vous l'aurez transmis pour validation.

Certains événements ne peuvent pas répondre à l'intégralité des critères des statuts de l'association de la Fête de la Nature. C'est par exemple le cas des musées qui organisent des activités à l'intérieur. Dans ce cas, l'activité est donc "associée".

Si vous devez annuler votre événement (météo, maladie, etc.), vous pouvez le faire depuis votre compte en cliquant sur le pictogramme avec la poubelle. L'événement sera supprimé quand vous aurez confirmé la suppression. Il en va de votre responsabilité de prévenir les personnes inscrites. La liste des inscriptions est visible en dessous de l'événement dans votre compte, et vous pouvez aussi exporter un fichier Excel avec le récapitulatif des personnes inscrites avec leurs coordonnées.